Toegestaan verlof genereren

Als al het toegestaan verlof handmatig moet worden toegekend, dient de instelling ‘Berekening – Verlofrecht: Automatisch’ in de verzuiminstellingen op ‘Geen’ te staan. Indien deze methode alleen incidenteel wordt gebruikt voor bijvoorbeeld het toevoegen van bonusdagen of niet-ziekdagen, mag de instelling ook een andere waarde hebben, zodat het standaard toegestaan verlof bijvoorbeeld wel automatisch wordt gegenereerd.

Bij handmatig toekennen van toegestaan verlof is het niet nodig om vooraf het verlofrecht te definiëren. Het toegestaan verlof wordt namelijk iedere periode handmatig toegekend door middel van het invoeren van een ‘Credit days’ verzoek voor de medewerkers. Standaard heeft Rol 11 – HR de rechten om credit days verzoeken aan te maken.

Half-automatisch toekennen van toegestaan verlof wordt gedaan door het handmatig sluiten van HR perioden. Daarbij wordt automatisch berekend hoeveel toegestaan verlof moet worden toegekend. Dit verlof wordt automatisch toegekend aan de verzuimbalans. De berekening hiervan gebeurt op basis van het gedefinieerde verlofrecht en de FTE van de individuele medewerkers. Tevens wordt rekening gehouden met de ‘datum in dienst’ en de ‘einddatum contract’ van de medewerkers. Om HR perioden te kunnen sluiten is functierecht ‘87 – Allows to close period for a division’ nodig. Rol ‘11 – HR’ beschikt standaard over dit functierecht.

Bij gebruik van de half-automatische methode dient de instelling ‘Berekening – Verlofrecht: Automatisch’ in de verzuiminstellingen in menupad [HRM, Inrichting, Algemeen, Instellingen] op ‘Geen’ te staan.

De periodesluiting gebeurt per divisie en wordt uitgevoerd vanuit menu [HRM, Inrichting, Diversen, Periodeafsluiting]. Als een periode eenmaal is gesloten, kan dit niet meer ongedaan gemaakt worden. Tevens kunnen na sluiting nog openstaande verzuimverzoeken als ‘Credit Days’ niet meer worden afgehandeld. Deze dienen in dit geval opnieuw ingevoerd te worden.

Bij deze methode is er geen actie nodig van de gebruiker. Deze methode kan voor alle divisies ineens geactiveerd worden door de de instelling ‘Berekening – Verlofrecht: Automatisch’ in de verzuiminstellingen in menupad [HRM, Inrichting, Algemeen, Instellingen] op ‘Divisies (Alle)’ te zetten. Vervolgens kan worden aangegeven op welke dag van de volgende periode de voorgaande periode automatisch gesloten moet worden.

De berekening van het toe te kennen toegestaan verlof gebeurt op basis van het gedefinieerde verlofrecht en de FTE van de individuele medewerkers. Tevens wordt rekening gehouden met de ‘datum in dienst’ en de ‘einddatum contract’ van de medewerkers.Voor het automatisch uitvoeren van de verloftoekenning dient de backgroundjob ‘Exact.Jobs.SysMaint’ te draaien. Deze job zorgt ervoor dat iedere periode automatisch de HR periode wordt gesloten waardoor het toegestaan verlof wordt toegekend. Meer informatie over het inrichten van de backgroundjob is te vinden in document  “Background Jobs for Exact Synergy Enterprise”.

Het is ook mogelijk per divisie in te stellen of het toegestaan verlof automatisch moet worden toegekend. Hiertoe dient de instelling ‘Berekening – Verlofrecht: Automatisch’ in de verzuiminstellingen op ‘Divisies (Instellingen)’ te staan. In de divisieroosters is dan de mogelijkheid aanwezig om de automatische berekening voor die divisie te activeren. De afhandeling gebeurt op de achtergrond met dezelfde backgroundjob.